Réunir tous les copropriétaires un même soir, au même endroit, relève parfois de l’exploit — surtout dans une petite copropriété où certains habitent loin ou louent leur lot. La visioconférence change la donne : depuis la loi ELAN, un copropriétaire peut participer à l’assemblée générale et voter à distance. Pour le syndic bénévole, c’est un moyen concret d’améliorer la participation. Mais tenir une assemblée à distance ne s’improvise pas : cela suppose un vote préalable, des garanties techniques et une feuille de présence irréprochable.

Ce que permet la loi

La loi ELAN du 23 novembre 2018, complétée par le décret du 27 juin 2019, a ouvert trois modalités de participation à distance à l’assemblée générale de copropriété :

  • la visioconférence (ou tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification) ;
  • le vote par correspondance, en amont de la réunion ;
  • le vote électronique en séance.

Le principe : l’assemblée peut se tenir avec des copropriétaires présents physiquement et d’autres connectés à distance. La loi n’impose pas de choisir l’un ou l’autre — on parle souvent d’assemblée mixte ou hybride. Les dispositifs utilisés doivent toutefois garantir l’identification des participants et assurer la retransmission en temps réel des débats, afin que chacun puisse suivre et intervenir comme s’il était présent.

Pour une petite copropriété gérée en bénévole, l’enjeu n’est pas la sophistication technique, mais le respect de ces garanties de base : savoir qui participe, et permettre à chacun de suivre et voter en direct.

Une décision votée en amont

C’est l’étape que l’on oublie le plus souvent. On ne peut pas décider, le jour même, d’ouvrir l’assemblée à la visioconférence : la participation à distance doit avoir été autorisée à l’avance par une décision de l’assemblée générale.

Concrètement, l’assemblée décide, à la majorité de l’article 25, des moyens et supports techniques permettant la participation à distance (la ou les solutions de visioconférence retenues), ainsi que de la répartition du coût de ces outils. Cette décision vaut pour les assemblées suivantes : il faut donc l’anticiper.

Le syndic bénévole a tout intérêt à inscrire cette question à l’ordre du jour d’une assemblée « en présentiel », pour se donner ensuite la latitude d’organiser des assemblées à distance ou mixtes. Sans ce vote préalable, une assemblée tenue en visioconférence serait fragile juridiquement. Pour préparer une convocation complète intégrant ces mentions, appuyez-vous sur notre dossier de convocation d’AG.

Organiser la visioconférence

Une fois le principe voté, l’organisation matérielle reste à la charge du syndic. Quelques repères pratiques :

  • Choisir un outil fiable permettant l’identification des participants et une bonne qualité de son et d’image — la retransmission doit être en temps réel.
  • Communiquer le lien de connexion et les modalités pratiques avec la convocation, aux côtés de l’ordre du jour et des pièces annexes.
  • Joindre malgré tout le formulaire de vote par correspondance : l’obligation demeure, même lorsqu’une participation en visioconférence est prévue.
  • Prévoir une solution de repli en cas de défaillance technique : la loi encadre les incidents, mais mieux vaut anticiper (numéro de contact, procédure si un participant perd la connexion).

L’objectif est que chaque copropriétaire, où qu’il soit, puisse suivre les débats et voter dans les mêmes conditions que s’il était dans la salle. Une préparation soignée évite les contestations sur la régularité de l’assemblée.

Feuille de présence et identification

La feuille de présence ne disparaît pas avec la distance : elle reste obligatoire et doit inclure tous les participants, présents comme connectés. Chaque copropriétaire — ou son mandataire — doit y être identifié clairement, avec ses tantièmes.

C’est le cœur de la fiabilité d’une assemblée à distance. Le vote doit rester nominatif : à tout moment, on doit pouvoir dire qui a voté quoi, y compris pour les participants en visioconférence. Le syndic bénévole veillera donc à consigner précisément les connexions, les éventuels départs en cours de séance (qui modifient le décompte des voix), et à rapprocher cette feuille de présence des résultats de chaque vote. Nos outils sur les majorités et le quorum en AG aident à sécuriser ces calculs.

Comment on vote à distance

Trois canaux de vote coexistent, et peuvent se combiner au sein d’une même assemblée :

  • Le vote en direct par le participant en visioconférence : il exprime son vote résolution par résolution, oralement ou via le dispositif prévu, le syndic ou le secrétaire consignant le sens de son vote.
  • Le vote électronique : lorsqu’une plateforme dédiée est retenue, chaque participant vote en séance via un système sécurisé, qui garantit l’identification et la traçabilité des votes.
  • Le vote par correspondance : reçu en amont, il est intégré au décompte comme les votes exprimés en séance (avec la règle particulière du copropriétaire assimilé à un défaillant si sa résolution est amendée).

Quel que soit le canal, le principe reste le même : un vote nominatif, identifiable, résolution par résolution, reporté fidèlement au procès-verbal. La visioconférence change le mode de participation, pas les règles de majorité ni la valeur des votes.

En pratique pour le syndic bénévole

Pour tenir une assemblée à distance sans fausse note :

  • Faire voter en amont, à la majorité de l’article 25, les moyens techniques de participation à distance et la répartition de leur coût.
  • Choisir un outil simple et fiable garantissant identification et retransmission en temps réel.
  • Joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation, en plus des modalités de connexion.
  • Tenir une feuille de présence complète, incluant les participants à distance et leurs tantièmes.
  • Assurer un vote nominatif et le reporter précisément au procès-verbal, résolution par résolution.
  • Consigner les incidents techniques éventuels et les départs en cours de séance.

Bien organisée, l’assemblée en visioconférence augmente la participation, réduit les absences et facilite la vie d’une copropriété dont les membres ne sont pas toujours disponibles au même moment. Pour maîtriser l’ensemble du déroulé, consultez notre page sur la tenue d’une assemblée générale, et découvrez nos outils gratuits pour le syndic bénévole qui vous accompagnent à chaque étape.